업무: 메일과 잡무에 시간을 뺏길 때

업무 시간을 가장 많이 갉아먹는 건 큰 일이 아니라 잔업입니다. 메일 회신, 회의록 정리, 같은 내용을 형식만 바꿔 다시 쓰기 같은 것들입니다.

이 영역에서는 AI 성능보다 "내가 이미 쓰는 도구 안에 있는가"가 훨씬 중요합니다. 창을 옮기는 순간 안 쓰게 되기 때문입니다.

이런 상황이라면

• 거래처 메일에 정중하게 거절 답장을 써야 할 때
• 회의가 끝났는데 회의록 정리가 남았을 때
• 같은 공지를 대상별로 톤만 바꿔 여러 번 써야 할 때
• 메일함에 안 읽은 메일이 수십 통 쌓였을 때

추천 AI 4개와 고르는 이유

1. Gemini · 무료 / 유료 월 $20~

지메일 안에서 바로 초안을 씁니다. 받은 메일 스레드를 읽고 답장을 제안하므로 복사·붙여넣기가 필요 없습니다. 구글 문서·캘린더와도 이어집니다.

2. Microsoft Copilot · 무료 / 유료 월 $20~

아웃룩·팀즈를 쓰는 회사라면 이쪽입니다. 긴 메일 스레드 요약, 팀즈 회의 요약, 워드 문서 초안이 오피스 안에서 처리됩니다.

3. ChatGPT · 무료 / 유료 월 $20~

어떤 환경에서든 쓸 수 있는 범용 선택지입니다. 회의록을 붙여 넣고 액션 아이템을 표로 뽑거나, 톤을 바꿔 여러 버전을 만들 때 빠릅니다.

4. Notion AI · 무료 / 유료 월 $12~

노션으로 협업하는 팀이면 문서 더미에서 답을 찾는 용도로 값어치가 큽니다. "지난달 마케팅 회의 결정 사항"처럼 물어보면 문서를 찾아 요약합니다.

실제로 쓰는 순서

1. 1. 관계와 톤을 먼저 알려 주기

   "거래처 부장님, 3년 거래, 이번 요청은 거절해야 함"처럼 맥락을 주면 톤이 정확해집니다. 맥락 없이 시키면 지나치게 격식적인 문장이 나옵니다.

2. 2. 원문 메일을 통째로 붙이기

   요약해서 설명하지 말고 받은 메일을 그대로 붙여 넣으세요. 상대의 표현을 반영한 답장이 훨씬 자연스럽습니다.

3. 3. 3가지 버전 요청하기

   "정중한 버전, 간결한 버전, 단호한 버전 3개"를 한 번에 받으면 고르는 게 쓰는 것보다 빠릅니다.

4. 4. 회의록은 녹취 대신 메모로

   회의 중 키워드만 메모해 두고 "이 메모로 회의록 만들어 줘"라고 하면, 전체 녹취를 넣는 것보다 정리가 깔끔합니다.

주의할 점

• 보내기 전에 반드시 직접 읽으세요. AI가 하지도 않은 약속을 문장에 넣는 경우가 있습니다.
• 고객 이름·계약 조건 같은 정보는 회사 정책에 맞는 도구에서만 다루세요.
• 자주 쓰는 메일 유형은 템플릿으로 저장해 두면 매번 맥락을 설명할 필요가 없습니다.

자주 묻는 질문